Société retail

Notre objectif est toujours de transformer positivement une organisation afin de lui permettre d'utiliser pleinement son potentiel technologique et de mettre en œuvre une stratégie commerciale. Pour mieux comprendre l'essentiel de notre approche et de nos actions, nous présentons ci-dessous un business case - description du travail effectué pour l'un de nos clients.

L'entreprise

Le contexte

Une grande entreprise présente à la fois on-line et offline. Le comité de direction est convaincu, depuis longtemps, que les données les plus précieuses que possède l'entreprise - les données laissées par des millions de clients, faisant leurs achats dans les magasins physiques et online ne sont pas du tout exploitées.

Les changements se sont accélérés après la visite des salons professionnels à New York, où de nombreux vendeurs aux détails ont présenté des analyses de rentabilité montrant des augmentations de ventes supérieures à la moyenne grâce aux études de comportement des clients.

Il y a un an, un Chef Data Officer rapportant directement au PDG a été recruté rapidement sur le marché. Il a créé l'équipe Date Lab composée de 15 data scientifique. Le slogan "Data Driven Organization" a été inséré dans la stratégie de l'entreprise.

Les difficultés

Les rapports opérationnels de base de l'entreprise, utilisés depuis toujours, ont cessé d'être développés et sont de moins en moins disponibles.
Le temps qui s'écoule entre le moment où un produit entre dans l'entrepôt et le moment où il peut être vendu en ligne prend de plus en plus de temps en raison de données produits incorrects.
Les clients ironisent sur les médiaux sociaux à propos des coûts de livraison astronomiques de petits produits dans la boutique en ligne de l'entreprise en raison de mauvaises informations sur leurs dimensions, ce qui donne une entrée incorrecte pour le calcul du transport.
L'entreprise est dans l'impossibilité de créer de nouveaux rapports. Le service informatique renvoie au Data Lab („Nous n'avons pas de source de données.") et le Data Lab au service informatique ("nous sommes data science, et non créateurs de rapports").
Les coûts de maintenance du Data Lab dans le contexte incertain créé par COVID-19 et le manque de paramètres commerciaux mesurables, commencent à peser de plus en plus sur l'entreprise.

Le travail effectué par Smart Topaz

Les disfonctionnements détectés

Aucun document dans l'entreprise ne précisait la stratégie de celle-ci dans le domaine des données.
Les seuls documents opérationnels relatifs aux données concernaient le référencement des produits Master Data. Ils étaient incomplets, et le processus lui-même impliquait de nombreuses personnes issues de différents services de l'entreprise sans séparation claire des tâches.
Il n'y avait pas de métriques commerciales uniformes pour les concepts de base tels que la marge, le chiffre d'affaires ou le stock.
La plupart des sources de données n'étaient pas documentées.
Malgré cela, l'accès à la plate-forme de données cloud, de l'un des principaux acteurs du marché mondial a été acheté, et la plupart des données de l'organisation y ont été transférées.

Les disfonctionnements supplémentaires détectés

Deux des plus talentueux programmeurs BI du département informatique ont rejoint l'équipe Data Lab, recevant une augmentation de 20% et l'opportunité d'apprendre un nouveau langage de programmation. Les deux autres personnes responsables des rapports ont quitté l'entreprise et le DSI n'a pas reçu l'autorisation de les remplacer en raison des coûts engagés pour créer le Data Lab.
Le Chef Data Officer et son équipe ont créé pendant deux ans plus d'une dizaine de cas d'utilisation basés sur les données de l'entreprise, celles-ci accueillies favorablement au début par le comité de direction. Cependant, certains dirigeants n'ont jamais compris comment les priorités du Data Lab étaient gérées et la plupart des cas d'utilisation n'ont jamais été mis en production après la phase POC.

L'action prise

Le début de la coopération

Un contrat a été signé après la réunion avec le comité de direction de l'entreprise et les personnes clés de l'organisation, pour examiner et améliorer les domaines suivants :

Efficacité des processus
Architecture du système
Méthode de création logiciel
Partenariat métier-IT

Après le premier mois

Les résultats de la recherche sur l'efficacité des processus ont été présentés et basés sur les points suivants :

L'équipe Master Data Produit (au sein de la Direction des Achats) a été divisée en une équipe chargée de la saisie des données dans les systèmes (référencement) et une équipe chargée de déterminer la méthode de mesure de leur qualité (qualité).
La matrice RACI pour Master Data Product a été validée pour chaque poste dans l'entreprise.

Après le deuxième mois

Une description des processus clés du Master Data a été créée et l'équipe Qualité a publié le premier tableau de bord qualité Master Data approuvé par les personnes responsables dans la matrice RACI.
Des métriques commerciales uniformes pour les concepts de base tels que la marge, le chiffre d'affaires ou le stock ont été définies.
Smart Topaz a proposé un changement organisationnel global dans le domaine digital de l'entreprise. Celui-ci a été adopté par le comité de direction. Le rôle du DSI a été redéfini, le nom du poste a été changé en Chef Digital Officer et il s'est vu confier la responsabilité du cadre technologique ainsi que du développement logiciel de l'organisation dans chacun des domaines d'activité de l'entreprise "plateformes" - (Finance et Contrôle de Gestion, Offre, Supply Chain, Client).

Ce changement a été également associé à la transition de la gestion de projet en gestion de produit dans le développement logiciel, et donc à la nomination de business leaders provenant des départements concernés de l'entreprise pour chaque domaine du logiciel. Les business leaders, restant dans leurs structures existantes, ont reçu la responsabilité de la définition des KPI de produits dans leur domaine ainsi que de la gestion des changements, résultant du logiciel développé.

Après le troisième mois

Smart Topaz a proposé une offre pour créer une stratégie globale de données pour l'organisation. L'offre a été soumise et ensuite approuvée.

Après le cinquième mois

La stratégie Data Driven a été approuvée par le comité de direction. Elle concernait l'ensemble du domaine de gestion des données, la méthodologie de gestion de la plateforme de données technologiques et la méthode de création des produits de données. Elle a également défini l'ensemble minimal de rôles liés aux données dans l'entreprise, nécessaire pour mettre en œuvre la stratégie.